jueves, 31 de marzo de 2011

CONSOLIDACIÓN DE DATOS

Consolidar datos
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.


Utilizar fórmulas 3DSi utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datos
En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D
Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

Consolidar por posiciónConsolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categoríasConsolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datos
Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.
Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.

Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.
Posición    Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.
Categoría: Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.
Siga uno de estos procedimientos

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

    1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
    2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
    3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar.Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir=SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Consolidar por posición o categoría
Configure los datos que va a consolidar.
¿Cómo?
    1. Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
      • Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
    2. Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
      • Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
    3. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
    4. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
    5. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
    6. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
    7. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
    8. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

Consolidar varias hojas de cálculo en un informe de tabla dinámica



Para resumir resultados de rangos de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar los datos de cada rango de las hojas de cálculo independientes en un informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo principal. Los rangos de las hojas de cálculo independientes pueden encontrarse en el mismo libro que la hoja de cálculo principal o en uno distinto. Cuando consolida datos, está ensamblándolos para poder actualizar y agregar datos con más facilidad regularmente o según sus necesidades.
El informe de tabla dinámica consolidado resultante puede tener los siguientes campos en la Lista de campos de tabla dinámica, que se puede agregar al informe de tabla dinámica: Fila, Columna y Valor. Además, puede tener hasta cuatro campos de filtro de página denominados Página1, Página2, Página3 y Página4.
 NOTA   El Asistente para tablas y gráficos dinámicos utiliza el término campo de página en la interfaz de usuario. En Microsoft Office Excel 2007, un campo de página ahora se denomina campo de filtro de informe en otras parte de la interfaz de usuario de tabla dinámica.

CONFIGURAR EL ORIGEN DE DATOS

Cada rango de datos debe organizarse en formato de tabla de referencias cruzadas, con los nombres coincidentes de fila y columna de los elementos que desea resumir. No incluya ninguna fila o columna de total del origen de datos al especificar los datos del informe. En el siguiente ejemplo se muestran cuatro rangos en formato de tabla de referencias cruzadas.

Orígenes de datos de ejemplo para consolidación de informe de tabla dinámica

CAMPOS DE PÁGINA EN CONSOLIDACIONES DE DATOS

La consolidación de datos puede emplear campos de página que contengan elementos que representen uno o más de los rangos de origen. Por ejemplo, si está consolidando datos presupuestarios de los departamentos de marketing, ventas y producción, un campo de página puede incluir un elemento que muestre los datos de cada departamento más un elemento que muestre los datos combinados. En el siguiente ejemplo se muestra un informe de tabla dinámica consolidado con un campo de página y varios elementos seleccionados.

Informe de tabla dinámica consolidado de ejemplo con un campo de página

UTILIZAR RANGOS CON NOMBRE

Si es probable que el rango de datos cambie la siguiente vez que consolide los datos (es decir, que el número de filas puede cambiar), considere la posibilidad de definir un nombre para cada rango de origen de las hojas de cálculo independientes. A continuación, utilice esos nombres a la hora de consolidar los rangos en la hoja de cálculo principal. Si un rango de datos se amplía, puede actualizarlo en la hoja de cálculo independiente de modo que incluya los nuevos datos antes de actualizar el informe de tabla dinámica.

OTRAS MANERAS DE CONSOLIDAR DATOS

Excel también ofrece otras maneras de consolidar datos con varios formatos y diseños. Por ejemplo, puede crear fórmulas con referencias 3D o utilizar el comando Consolidar (en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos).

Consolidar varios rangos

Puede utilizar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para consolidar varios rangos. En este asistente puede optar por no utilizar campos de página, por emplear un único campo de página o varios.

CONSOLIDAR DATOS SIN UTILIZAR CAMPOS DE PÁGINA

Para combinar los datos de todos los rangos y crear una consolidación sin campos de página, siga este procedimiento:
  1. Haga clic en una celda en blanco en el libro que no forma parte de un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, presione ALT+D+P.
  1. En la página Paso 1 del asistente, haga clic en Rangos de consolidación múltiples y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página Paso 2a del asistente, haga clic en Campos de página personalizados y, a continuación, en Siguiente.
  3. En la página Paso 2b del asistente, haga lo siguiente:
  1. Para cada rango de celdas, haga clic en Contraer diálogoImagen del botón a fin de ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccione el rango de celdas en la hoja de cálculo, presione Expandir diálogoImagen del botóny, a continuación, haga clic en Agregar.
  1. En ¿Cuántos campos de página desea?, haga clic en 0 y, a continuación, en Siguiente.
    6.   En la página Paso 3 del asistente, seleccione una ubicación para el informe de tabla     
        dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.

CONSOLIDAR DATOS MEDIANTE UN ÚNICO CAMPO DE PÁGINA
Para incluir un único campo de página que tenga un elemento para cada rango de origen más un elemento que consolide todos los rangos, siga este procedimiento:
  1. Haga clic en una celda en blanco en el libro que no forma parte de un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, presione ALT+D+P.
  1. En la página Paso 1 del asistente, haga clic en Rangos de consolidación múltiples y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página Paso 2a del asistente, haga clic en Crear un solo campo de página y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. En la página Paso 2b del asistente, haga lo siguiente:
  • Para cada rango de celdas, haga clic en Contraer diálogoImagen del botón a fin de ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccione el rango de celdas en la hoja de cálculo y, a continuación, presioneExpandir diálogoImagen del botón.
  1. Haga clic en Siguiente.
  2. En la página Paso 3 del asistente, seleccione una ubicación para el informe de tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.

CONSOLIDAR DATOS MEDIANTE VARIOS CAMPOS DE PÁGINA

Puede crear varios campos de página y asignar sus propios nombres de elemento a cada rango de origen. Eso le permitirá crear consolidaciones parciales o totales; por ejemplo, un campo de página que consolide marketing y ventas independientemente de producción, y otro campo de página que consolide los tres departamentos. Para crear una consolidación que use varios campos de página, siga este procedimiento:
  1. Haga clic en una celda en blanco en el libro que no forma parte de un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, presione ALT+D+P.
  1. En la página Paso 1 del asistente, haga clic en Rangos de consolidación múltiples y, a continuación, en Siguiente.
  2. En la página Paso 2a del asistente, haga clic en Campos de página personalizados y, a continuación, en Siguiente.
  3. En la página Paso 2b del asistente, haga lo siguiente:
  1. Para cada rango de celdas, haga clic en Contraer diálogoImagen del botón a fin de ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccione el rango de celdas en la hoja de cálculo, presione Expandir diálogoImagen del botóny, a continuación, haga clic en Agregar.
  1. En ¿Cuántos campos de página desea?, haga clic en el número de campos de página que desea emplear.
  2. En ¿Qué rótulos de elemento desea que use cada campo de página para identificar el rango de datos seleccionado?, seleccione el rango de celdas de cada campo de página y, a continuación, escriba un nombre para ese rango.
  1. Haga clic en Siguiente.
  1. En la página Paso 3 del asistente, seleccione una ubicación para el informe de tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.
       





  REFLEXIÓN

Excel nos permite consolidar datos de diferentes modos. El método mas flexible de consolidar datos es creando formulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las formulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de calculo. Para consolidar datos, se combinan de varios rangos de datos. Por ejemplo si nosotros tenemos una hoja de calculo con los gastos de una empresa para cada una de las oficinas, podemos utilizar la consolidación para reunir todas estas cifras en una hoja de calculo de gastos para toda la organización.


SUBTOTALES

Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.


Cómo se calculan los subtotalesExcel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.


Totales generales
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidadosPuede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.


Subtotales exterioresAntes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.


Insertar subtotales individuales
 Columna cuyos subtotales se desea calcular
Subtotales
  1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
  2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
  3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
  4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
  5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
  6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
  7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
  8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
  9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
  10. Haga clic en Aceptar.
Nota  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.


Insertar subtotales anidados
  1. Subtotales exteriores
  2. Subtotales anidados
  1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
  2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. ¿Cómo?Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
    1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
    2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
    3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
    4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Inserte los subtotales exteriores. ¿Cómo?
    1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
    2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
    3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
    4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
    5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
    6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
  4. Inserte los subtotales anidados. ¿Cómo?
    1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
    2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
    3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
    4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
  5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.


Insertar una fila total en una lista
  1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
  2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.








REFLEXIÓN


Los Subtotales nos es de mucha utilidad, pues nos permiten agrupar la información en listas y calcular automáticamente sus valores Subtotales y totales, así con esto podemos simplificar nuestro trabajo en vez de hacer todo el trabajo manualmente, ya que no es necesario crear formulas, ademas, podemos visualizar nuestros datos de una forma mas clara, ya que podemos ocultar la información en cualquier momento mostrando únicamente los valores calculados.

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico.

                                          CREACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA

Iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos



1.   En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda de la tabla a partir de la que desea crear un informe de tabla dinámica.
2.   Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, en el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

3.  En el Asistente para tablas y gráficos dinámicos - Paso 1 de 3, en ¿Dónde están los datos que desea analizar?, haga clic en Lista o base de datos de Microsoft Office Excel.
4.  En ¿Qué tipo de informe desea crear?, haga clic en Tabla dinámica.
5.  Haga clic en Finalizar.







AGREGAR DATOS AL INFORME

  • Arrastre el campo que contiene los datos que desea resumir, por ejemplo el campo Cantidad, de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque datos aquí del informe de tabla dinámica.
El informe de tabla dinámica mostrará ahora los gastos totales de cada categoría.

Tabla dinámica con categorías y gastos totales

Agregar un campo de página de ordenación al informe

Para filtrar los datos por clase, se puede crear una flecha desplegable en la parte superior de la página.

1.   Arrastre el campo Clase desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque campos de página aquí.
2.   Haga clic en la flecha desplegable Clase y seleccione una clase.


De este modo, podrá ver las categorías de los gastos correspondientes a las clases, una a una.




Resultados Filtrados por clase




REFLEXIÓN

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico. Para acceder al asistente accedemos al menú Datos-Informe de tablas dinámicas.Las tablas dinámica solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función importar datos dinámicos e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

miércoles, 30 de marzo de 2011

LISTAS, ORDENMAIENTOS y FILTROS

BOTONES


Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente
Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!

DIALOGO

El diálogo le permitirá seleccionar cualescolumna(s) usar como base del ordenamiento.   
Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

PASO A PASO: ORDENAR

ORDENAR: BOTÓN



Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
  • Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
  • Filtro avanzado, para criterios más complejos.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.


  1. Abrir viajes.xlsdesde su disquete Clase.
     
  2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
     
  3. Clic en el botón  Button: Sort Ascending Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.
  4. Deshacer
 ORDENAR: DIÁLOGO

  1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
     
  2. Diálogo: Ordenar: columna ViajeSeleccionar  Datos  | Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contieneetiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.
     
  3. En el cuadro de textoOrdenar por,  seleccionardesde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje. 

    Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)

  4. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje. 
    Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.


    CREAR LISTA PERSONALIZADA

    1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
    2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas. 
    3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)   Tahití
      Nueva Zelandia
      Mundo
      Otro
        
    4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.
       
    5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.

    ORDENAR : LISTA PERSONALIZADA 

    1. Con las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamenteabrir el diálogoOrdenar. ( Datos  |  Ordenar )
        
    2. Clic en el botónOpciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
    3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
       
    4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacerclic en Aceptar.
      Diálogo: Ordenar - primer ordenar por Viaje, luego por Cliente
    5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente.Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viajeen el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic enAceptar.
      Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!
    6. Class disk Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito.


    FILTRO
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: 
  • Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
  • Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

AUTOFILTRO

Cuando utilice el comandoAutofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro Flecha de campo  a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1.Rango sin flitrar
2.Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizarAutofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

FILTRO AVANZADO

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto deresultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

EJEMPLO DE CRITERIOS COMPLEJOS

+Varias condiciones en una misma columna
Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.







REFLEXION

Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado, para poder contestar ciertas preguntas. De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos.  Ordenar puede ayudar a reconfigurar los datos de una  manera para poder usarlos eficientemente. Y por último los filtros, este nos sirve para facilitarnos la búesqueda de datos dentro de un rango. Al utilizar el filtro este no reorganiza el resultado monstrado pero sí permite aplicar formato y representarlos  en gráficos.